Ik zag de link via twitter. @Pauldeligne liet weten: “Ik heb net een social media policy voor VLM samengesteld met de PolicyGenerator! policygenerator.nl via @marketingmonday” Een Policy Generator? Nieuwsgierig klikte ik op de link. Ja hoor écht: een Policy Generator. In slechts enkele muisklicks (!) ben je van het hele gedonder af. En al die communicatieprofessionals zich het hoofd maar breken over dit onderwerp…
Social media policy, klaar terwijl u klikt!
Alles in mij verzet zich tegen zo’n oplossing, maar waarom eigenlijk? Wat is er mis met standaardiseren van de minst leuke kant van social media op het werk? Waarom zou je , zoals @Slindenhof via twitter deelde, ingewikkeld doen over iets wat op twee A4-tjes moet passen?
Ik kan wel een paar redenen bedenken, maar anderen lijken enthousiast, dus ik besluit het te proberen.
Ik klik op de startknop en vul alle velden van stap 1 in: mijn naam, adres, functie, naam van mijn bedrijf. Klik. Door naar stap 2: hier hoef ik alleen aan te vinken of het in mijn bedrijf wel / niet is toegestaan om tijdens werktijd in te loggen op social media en of wij als bedrijf wel / niet actief zijn op social media. Klik, klik. Volgende stap: Vink aan welke afdeling(en) actief zijn op social media. Ik kan onder andere kiezen uit Marketing, Sales, Communicatie, HRM, Customer Service… Klik, klik. Volgende stap (dat gaat vlot!). Ah kijk: hier zie ik staan dat de Social Media Policy die de generator dadelijk voor me zal uitpoepen aangevuld dient te worden met een Social Media Handleiding. Heeft mijn bedrijf die al? Ja / nee. Klik. Volgende stap: Wie is de persoon die zich gaat bezighouden met het opstellen van de handleiding? Of ik diens contactgegevens wil invullen. Ik vul mijn eigen gegevens in (er staat bij dat die gegevens niet gebruikt zullen worden voor commerciële doeleinden). En lijkt het me handig om tips te ontvangen van Marketing Monday over het opstellen van de handleiding? Zo ja, dan aanvinken. Klik. Volgende stap: worden er logo’s en ander beeldmateriaal gebruikt op social media? Zo ja dan hier uploaden! De generator gaat op basis van de informatie die ik heb ingevuld (huh? Voornamelijk NAW-gegevens..) een policy voor me maken. Wordt me per mail toegestuurd. Klaar! Koffie?
Indekken tegen social media blunders
Het moge duidelijk zijn wat bovenstaande transactie inhield: ik heb MarketingMonday voorzien van bedrijfsinformatie binnen hun doelgroep, en in ruil daarvoor krijg ik een document dat mijn bedrijf als ‘beleid’ zou kunnen beschouwen. Er werd me tussendoor ook nog gratis een white paper aangeboden, dat ik kon downloaden. Voor wat hoort wat, dus niets geks aan. Business as usual en best slim bedacht.
Waar ik me wel zorgen over maak is dat er kennelijk mensen zijn die zo’n documentje uit de mail vissen en dan vinden dat hun bedrijf over een social media policy beschikt. Oké, er moet nog een ‘handleiding’ bij geschreven worden, maar ook daar is vast een generator voor. Klaar is Kees. Appeltje-eitje, waarom zou je hier meer tijd aan ‘verspillen’?
Laat ik die vraag met een wedervraag beantwoorden. Als je die ‘social media policy’ en bijbehorende handleiding eenmaal hebt gedownload, wat heb je dan? Een document. Of twee. Als je doel een document was, dat je op intranet kunt zetten, zodat je medewerkers kunt waarschuwen voor misstappen en zodat de organisatie is ‘ingedekt’ als er dan toch onvermijdelijk online-blunders worden begaan, dan heb je je doel inderdaad uiterst efficiënt (met minimale inspanning en tijdverlies) weten te realiseren. Gefeliciteerd!
Show, don’t tell! Ook online
Maar stel dat het je doel is je organisatie te helpen beter en effectiever te communiceren; haar te helpen social media te begrijpen, zodat ze op basis van kennis en visie de medewerkers kan empoweren om medemerkers te worden, zoals @RoosvanVugt dat bij Deloitte noemt. Zodat ze snappen dat twitter en facebook niet gratis versies zijn van de oude digitale nieuwsbrief, maar kanalen waar je je doelgroep beter kunt leren kennen door niet alleen te zenden, maar ook te luisteren, kanalen waar je de claims en beloften van je ‘mission statement’ en je ‘corporate identity’ niet alleen kunt rondbazuinen (onze organisatie is ‘open’! ‘transparant’! ‘innovatief’! ‘oplossingsgericht’! ‘mensgericht’!) maar waar je die claims ook kunt (en móet) waarmaken door het bijbehorende gedrag te laten zien.
Social media glad ijs?
Stel dat dat je doel is, als communicatieprofessional, dan brengt zo’n document van de Policy Generator je eerder verder van je doel af dan er dichterbij, is mijn idee.
Natuurlijk snap ik dat een jong, klein bedrijf met internet-savvy medewerkers daar niet zo veel moeite voor hoeft te doen, en dan is het prima om zo’n documentje van internet te plukken waarin de regels van het spel nog even staan verwoord, zoals @Slindenhof dat noemt: wel of niet het logo gebruiken, wel of niet de bedrijfsnaam in combinatie met je eigen naam. Dat soort dingetjes. Daar geef ik hem gelijk in, het zou zonde van hun tijd zijn om er te veel aandacht aan te besteden. Mijn zorg is dat ook andere organisaties, voor wie social media nog aanvoelt als ‘glad ijs’, ook denken het probleem op deze manier ‘efficient’ op te lossen.
Social media vragen om nieuwe attitude
Social media staan niet op zichzelf. Ze zijn een exponent van een veel grotere verandering in de samenleving en die verandering vraagt om een nieuwe attitude van organisaties in hun contact met mensen (of die mensen nu ‘burgers’ zijn of ‘consumenten’). Dit vraagt om een nieuwe visie op communicatie, PR en dienstverlening. Het vraagt om een nieuwe houding en nieuw gedrag van medewerkers in alle lagen van de organisatie, het vraagt om nieuwe kennis en vaardigheden, nieuwe tools en technologieën. Niets daarvan komt tot stand met een gedownloade policy en een handleiding.
Het begint met bewustwording
En bewustwording krijg je als je mensen aanzet tot nadenken, als je de dialoog aangaat en samen tot een policy komt op basis van een gedeelde visie op de organisatie en haar omgeving. Dat duurt een stuk langer, ja. En uiteindelijk komt er óók vast een document op intranet te staan, en het zou zelfs zo kunnen zijn dat dat document voor 2/3 overeenkomt met het stuk dat de ‘generator’ heeft uitgepoept. Maar dat maakt niet uit, want het document is niet waar het om gaat. De policy is niet een doel, maar een middel om een nieuwe houding en gedrag te helpen ontwikkelen.
Om met Covey te spreken: There are no shortcuts! Eerst ploegen, zaaien, sproeien, stutten, bemesten, wieden… en dán oogsten. Ook online.
Wil je weten hoe bedrijven als Deloitte, IBM, KLM en SNS-Reaal dit aanpakken? Ontdekken wat verschillende overheden, Non-profits en ZZP’ers eraan doen? Kom dan 27 oktober naar Social Media in de Praktijk! Daar delen 20 topsprekers uit het bedrijfsleven én de overheid hun praktijkervaringen met je. Hoe hebben zij het aangepakt? Wat werkte en wat niet? Welke lessen hebben zij hieruit getrokken en hoe kun jij je voordeel hiermee doen? Laat je inspireren! #socmedprak
3 Comments, Comment or Ping
Dag Mariana
Je analyse is correct: there are no shortcuts! Dat ben ik met je eens.
Daar is ook al de eerste mail van Marketingmonday om lid te worden van hun facebookpagina of om hen te volgen op Twitter (ook dat heb je goed gezien!). So what? Ik beslis toch zelf of ik volg of niet?
Positief is dat ze kennis delen en een “oplossing” aanbieden. Uiteraard is het “document” nog geen volwaardige ‘social media policy’ en moet je die zelf op maat van je bedrijf maken (groot of klein). Maar waarom zou je telkens opnieuw het warm water uitvinden? Er bestaan aparte sites op internet met een collectie van honderden “social media policies”, van multinationals tot KMO’ s, vrij downloadbaar. Conclusie bij al die voorbeelden: maak het voor je medewerkers niet te ingewikkeld.
Als communicatieprofessional in een bedrijf is het ook niet altijd nodig om externe adviseurs in te huren om een social media policy uit te werken. Voor mijn bedrijf (een middelgroot overheidsagenstschap) kan ik je gerust stellen. We hebben al jaren een deontologische code en een gebruikscode voor internet en e-mail. En dus weldra ook een aangepaste en verbeterde “social media policy” op maat. Het sluitstuk in onze interne communicatie rond sociale media is een documentje “10 groene regels voor het gebruik van sociale media”, dat we ter beschikking stellen van alle medewerkers in de organisatie (iedereen heeft trouwens toegang tot sociale media in het bedrijf). Het principe van “10 groene regels” hebben we eerder met succes ingezet in onze interne communicatie rond informatiebeveiliging. Ook die informatie willen we graag delen.
Vriendelijke groeten
Paul
oktober 11th, 2011
@Pauldeligne Dank je wel voor je uitgebreide(!) reactie. Ik waardeer de moeite die je hebt genomen, al laat je me in verwarring achter. :o)
Jij vindt dat het mij zou moeten geruststellen dat jullie al jaren een code hebben en dat jullie (wie? de afdeling communicatie?) een aangepaste policy ‘ter beschikking stellen’ aan de organisatie. Maar mijn punt is juist dat je die policy niet als afdeling communicatie moet ontwikkelen, maar in veel bredere samenwerking met de medewerkers van de organisatie. Omdat het ontwikkelen van een policy tot doel heeft om mensen over social media en hun eigen rol te laten nadenken. Dus helaas, gerustgesteld ben ik nog niet :o)
Tot slot vraag ik me af wat je bedoelt met de zin “Als communicatieprofessional in een bedrijf is het ook niet altijd nodig om externe adviseurs in te huren om een social media policy uit te werken.” Natuurlijk is dat niet nodig. Wie zegt dat dan?
Ik hoop dat je de moeite wilt nemen hier nog even op in te gaan. Ben oprecht benieuwd. Dank je wel alvast!
oktober 11th, 2011
Op gevaar af je nog meer in verwarring te brengen, een “korte” reactie :-) !
Er is de werkgever, er zijn de werknemers en de vakorganisaties. Mijn werkgever is tevreden dat een deontologische code en een gebruikscode bestaan, gemeenschappelijk opgemaakt door dienst Personeel, dienst Communicatie en dienst Juridische Zaken, gevalideerd door het management en de vakaorganisaties. De medewerkers zijn blij dat ze vlot sociale media kunnen gebuiken. Ze vragen pasklare antwoorden op concrete vragen. Wij bieden hen “10 groene regels”, positief benaderd, met concrete aanbevelingen over hoe je best met sociale media omgaat. Voor de grote meerderheid van het personeel is dat ruim voldoende.
Een beperkt aantal betrokken medewerkers (koplopers uit andere afdelingen dan communicatie) krijgt nu meer verantwoordelijkheid en zal in projectcommunicatie en serviceverlening aan klanten een rol opnemen op een specifiek sociaal platform. Hoe dat georganiseerd wordt, wie welke rol opneemt, waar ze terecht kunnen voor feedback, wie hen begeleidt, … staat beschreven in de “social media policy”. Het moet gezegd dat in onze organisatie veel gepraat wordt over sociale media maar dat in de praktijk weining medewerkers hier actief een rol willen in spelen.
Tot slot: externe expertise inhuren kan om meerdere redenen, bijv. om een beleidswijziging of nieuwe aanpak vlotter gevalideerd te krijgen of omdat je intern niet de nodige expertise hebt. Wat ik in dit geval wil aangeven is dat het vandaag niet nodig is voor een bedrijf om externe expertise in te huren voor het ontwikkelen van een sociale media “strategie” (ook veel discussie over!) of het uitwerken van richtlijnen voor het gebruik van sociale media. Er zijn zodanig veel (goede) voorbeelden beschikbaar op internet dat je met de nodige kritische reflectie en enkele betrokken medewerkers zelf zo’n beleid of aanbevelingen kan uitwerken op maat van het bedrijf.
oktober 11th, 2011
Reply to “Social Media Policy generator… Waarom niet?”